e-Arşiv uygulaması kapsamında oluşturulan elektronik faturaların, 433 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin (443 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile değişik) 3. bölümünün (b) ve (c) bendine istinaden kağıt ortamında gönderilmesi gereği halinde, baskı işleminin faturalarda bulunması zorunlu olan bilgilerin okunmasına engel teşkil etmeyecek ve faturaların esas niteliğini bozmayacak şekilde yapılması koşuluyla A4 kağıda basılmasında herhangi bir sakınca bulunmadığı hk.

Özelge talep formunda, 433 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin e-Arşiv Uygulaması İzni başlıklı 3. bölümünün (b) ve (c) bentlerinde bahsedilen e-Arşiv uygulaması kapsamında fatura oluşturma ve kağıt ortamında gönderme işleminde kağıt ortamındaki faturanın A4 kağıda basılıp basılamayacağı hakkında Başkanlığımız görüşü talep edilmektedir.

Bilindiği üzere 433 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin (443 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile değişik) “e-Arşiv Uygulaması İzni”başlıklı 3. bölümünde;

“Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanun’un muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.

Bu tebliğ kapsamında elektronik ortamda oluşturulan faturanın, alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. Bu Tebliğ kapsamında Başkanlıktan e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza ederler.

e-Arşiv Uygulamasından yararlanabilmek için bu Tebliğ’in 4. bölümünde belirtilen esaslara göre başvuru yapılması gerekmektedir.

Bu Tebliğ kapsamında e-Arşiv Uygulamasından yararlanma izni verilen mükellefler;

a) 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan Tebliğe göre e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.

b) Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 397) ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar. Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.

c) Vergi mükellefi olmayanlara ise e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.

Başkanlık gerek görmesi ve önceden haber vermesi halinde, bu madde hükmünün uygulamasında sektör ve mükellef grupları itibariyle özel izin verebilir, e-Arşiv Fatura formatında ve faturanın alıcısına teslim yöntemlerinde değişikliğe gidebilir.”

Aynı Tebliğ’in (443 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile değişik) ”Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması” başlıklı 6. bölümünde ise;

“e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen belgeler Başkanlığa bildirilen bilgi işlem sisteminde veya özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır.

Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır.

Mükellefler, istemeleri halinde fatura formatı olarak www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını da kullanabilirler. Ancak Tebliğin 3. bölümünün b bendine göre elektronik ortamda iletilen faturalar için www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardının kullanılması zorunludur. Başkanlık gerekli görmesi halinde, mükelleflerin kullandıkları elektronik belge formatının değiştirilmesini isteyebilir.

Uygulamayı kendi sistemi üzerinden kullanan tüzel kişiler elektronik ortamda oluşturdukları faturalarını kendi mali mühürleri ile gerçek kişiler ise kendi mali mühürleri ya da NES ile onaylarlar.

Uygulamanın özel entegratör vasıtasıyla kullanılması durumunda belgeler mükelleflerin kendi mali mühür ya da NES’i ile veya mükellefin istemesi halinde özel entegratörün mali mührü ile onaylanır.

e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen belgeler, bu Tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulmak zorundadır.” denilmektedir.

Yukarıda belirtilen açıklamalar doğrultusunda, e-Arşiv uygulaması kapsamında oluşturulan elektronik faturaların, 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin (443 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile değişik) 3. bölümünün (b) ve (c) bendine istinaden kağıt ortamında gönderilmesi gereği halinde, baskı işleminin faturalarda bulunması zorunlu olan bilgilerin okunmasına engel teşkil etmeyecek ve faturaların esas niteliğini bozmayacak şekilde yapılması koşuluyla A4 kağıda basılmasında herhangi bir sakınca bulunmamaktadır.