Harcırah kanununa tabi olmayan özel işletmeler için yapılacak işlemler ile ilgili Yasal mevzuat oldukça sınırlı olup 193 sayılı Gelir Vergisi Kanununun 24/2.maddesinde;

            Aynı kanunun 40/4.maddesinde ise; “İşle ilgili ve yapılan işin ehemmiyeti ve genişliği ile mütenasip seyahat ve ikamet giderleri (Seyahat maksadının gerektirdiği süreye maksur olmak şartiyle)”denilmektedir.

            5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanununda ise konu ile ilgili özel bir hüküm bulunmamaktadır. Ancak Kurumlar Vergisi Kanununun 6.maddesindeki “Gelir Vergisi Kanununun ticari kazanç hakkındaki hükümleri uygulanır” ifadesinden dolayı Kurumlar Vergisi mükellefleri ile Gelir Vergisi mükellefleri arasında uygulama açısından bir farklılık bulunmamaktadır.

            Gelir ve Kurumlar Vergisi mükellefleri uygulama ile ilgili daha fazla detay bilgiye sahip olmak istedikleri takdirde ise tek bakacakları kaynak 6425 sayılı Harcırah Kanunu olmaktadır.

 

Gider Yöntemleri;        

            Yönetim Kurulu Başkan ve Üyelerinin, Denetçilerin, Tasfiye Memurlarının ve çalışan sözleşmeli hizmet erbabının yurtiçi veya yurtdışına işle ilgili geçici görev ile gitmeleri durumunda, yapılacak harcamalar açısından gerçek gider yöntemi, harcırah (gündelik) yöntemi veya karma bir yöntem uygulanabilmektedir.

            Yapılacak giderleri yol, yatma ve yemek ile ilgili giderler olarak genel olarak üçe ayırmak gerekir. Bunun dışında belgelenmek koşulu ile temsil, telefon vb giderler de gider olarak kabul edilmektedir.

 

            Eğer işletme tarafından gerçek gider yöntemi seçilmiş ise yurtiçi veya yurtdışı diye bir ayrım ve bir tutar limiti olmaksızın alınan belgelerin tamamı gider olarak kayıt edilebilir. Burada tek dikkat edilmesi gereken Gelir Vergisi Kanununun 40/4 de belirtilen işle ilgili ve yapılan işin büyüklüğü ile ilgili mantıklı olma koşuluna dikkat edilmelidir.

 

            6425 Sayılı Harcırah Kanunu’nun 33. maddesine göre verilecek harcırah gündelikleri her yıl Bütçe Kanunu ile belirlenir. 2015 yılı merkezi yönetim bütçe kanununda yer alan H cetvelleri ile 2015 yılı 1.yarısı ve 2. yarısı için harcırah gündelikleri ayrı ayrı belirlenmiştir.            

           Görevli kişilerin belediye sınırları dışına geçici görevle gönderilmeleri halinde, 6425 Sayılı Harcırah Kanununun 39.maddesine göre hareket edilmelidir. 39.maddede “Geçici bir görevle memuriyet mahalli dışındaki bir yere gönderilenlerden, buralarda ve yolda öğle (saat 13.00) ve akşam (saat 19.00) yemeği zamanlarından birini geçirenlere 1/3, ikisini geçirenlere 2/3 oranında ve geceyi de geçirenlere tam gündelik verilir.” denilmektedir. Bu maddeye göre verilecek harcırah tutarını öğle yemeği, akşam yemeği ve yatmaya isabet edecek şekilde üç e bölerek gerçekleştirilen kısmı için uygulamak gerekecektir.

            Bu belirlenen harcırah tutarı yukarıda da belirtildiği üzere sadece yemek ve yatma giderleri için olup yol ile ilgili giderlerin kabul edilebilmesi için belgelerinin ibraz edilmesi şarttır.

            Harcırah Kanunu’nun 43. maddesinde, “seyahat günlerine ait gündelikler, seyahat edilen aracın hareket saatinden gidilecek yere varış saatine kadar geçen 24 saat için hesap edilir. Bu süreden az devam eden seyahatler bir gün kabul edilir. Sürenin her 24 saati aşan kesri tam gün sayılır.” der.

            Verilecek harcırah ile ilgili bir ücret bordrosu yapılarak, bu bordroda hangi kişilerin, hangi işleri yapmak için nerelere gittiği belirtilip, sadece brüt harcırah tutarından binde altı damga vergisi kesintisi yapılarak, görevli kişilere imzalatılması gerekmektedir. Harcırah kanununa göre yapılan bu ödemeler tevsik zorunluluğu kapsamında olmadığından banka kanalı ile ödenmesi zorunluluğu yoktur.

            Harcırah tutarı kaç lira olursa olsun 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık sigortası Kanununun 80.maddesinin b bendine göre SGK primine tabi değildir. Tablo 1 de belirtilen tutarları aşması halinde aşan tutarın ücret geliri olarak değerlendirilerek ayrıca Gelir Vergisi Stopajı da yapılması gerekmektedir.

 

            Yurtiçi Harcırah uygulamasına esas olan konular yurtdışı harcırah için de geçerlidir. Ancak yurtdışı harcırah rakamların daha yüksek olması sebebi ile gelecekte matrah farkına konu olmaması bakımından daha titizlikle davranılması gerekmektedir. Gidilen yerin, mal ve hizmet verilen yahut alınan bir yer olması, gidilen yerde düzenlenen bir ticari anlaşmanın mevcudiyeti,  gezi esnasında görüşülen yabancı firma ilgililerinin mukabil ziyaretleri, getirilen numune ve dokümanlar, alınan veya verilen fiyat teklifleri, teknik özellik beyanları, fuar giriş çıkış belgeleri, proforma faturalar ve benzeri belgelerin olması gelecekte ispat vesikaları olacaktır.      

        

            Yurtdışı seyahatlerde seyahat süresinin ilk 10 günü için ödenecek gündelikler Tablo 3 ‘de gösterilen her bir miktar için % 50 artırılmak suretiyle hesaplanır.

            Seyahatin ilk 10 günü ile sınırlı olmak koşulu ile belgeli konaklama gideri eğer günlük artırımlı harcırah tutarının %40’ından fazla ise, fazla olan kısmın %70’i vergiden müstesna harcırah tutarına ilave edilir. Ancak ilave edilen bu tutar, vergiden istisna gündelik tutarının; aylık seviyesi

1 ve 2. grup ta olanlar için %100’ünden, diğerleri için %70’inden fazla olamaz.

            Yurtdışı seyahatlerde de, yurtiçi seyahatlerde olduğu gibi harcırah gündeliğinin 1 /3 ü öğle yemeği, 1 /3’ü akşam yemeği ve 1 / 3 ü yatma ücretine karşılık olarak verilmektedir. Bundan dolayı seyahatte geçen her gün için, öğle yemeği, akşam yemeği veya yatak ücreti olarak belge ibraz edilmemiş ise, bunun yerine her biri için harcırah gündeliğinin 1 /3’ü seyahat eden personele ödenir.

            Seyahatte geçen gün sayısının hesabı ise Harcırah Kanunu’nun 43 üncü maddesi uyarınca, hareket saatinden itibaren geçen her 24 saatin bir gün sayılması ve sonraki saat kesirlerinin de tam gün olarak kabulü suretiyle yapılır. Örneğin, seyahat 1 Temmuz günü Saat 14.00 de başlamış ve 3 Temmuz günü saat 15.00 de sona ermişse bu seyahat 3 gün sürmüş sayılır. Ancak 3 Temmuz saat 13.00 de sona erseydi 2 gün sayılacaktı.

            Yurtdışı görev 180 günden fazla sürmüşse, 181 inci ve daha sonraki günler için verilebilecek harcırah, normal harcırahın üçte ikisidir.

            Hem belgelerine dayanılarak gerçek yeme ve yatma giderleri karşılanır hem de seyahat edene harcırah adı altında para verilirse, bu para harcırah sayılamaz, ücret olarak değerlendirilir. Ve bu rakamın brüt ü bulunarak stopaja tabi tutulması gerekir.

            Yeme ve yatma giderleri için ister gerçek usul ister harcırah usulü benimsenmiş olsun, seyahat esnasında ortaya çıkan yeme ve yatma dışındaki diğer işle ilgili ulaşım, temsil, ağırlama, haberleşme, numune temini gibi diğer giderler, belgelerine dayalı olarak veya VUK nun 288 inci maddesi uyarınca belge aranmaksızın ayrıca giderleştirilebilir.

 

            2.500,00 TL Brüt ücretli bir çalışan 13 günlüğüne Fransa’ya iş seyahati için gittiği takdirde kaldığı otel için 100 Euro fatura ibraz etmesi halinde verilecek olan harcırah tutarının vergiden istisna edilen kısmı aşağıdaki şekilde hesaplanacaktır.

 

Yurtdışı Gündeliklerin Hesaplanmasında Esas alınacak tutar (1.Grup)                 160,00 Euro

İlk 10 gün için %50 fazla tutarın hesaplanması (160*%50)                                   80,00 Euro

                                                                                                          —————————

İlk 10 gün için istisna tutarı (160+80=240 Euro * 10 gün)                                   2.400,00 Euro

Sonraki 3 gün için istisna tutarı (160*3 gün)                                                         480,00 Euro

Yatacak yer temini için ilave istisna tutarı (160*0,40=64 Euro)

(100 Euro Otel- 64 Euro=36 Euro) (36 Euro*0,70=25,20 Euro*10 gün)                 252,00 Euro

                                                                                                          —————————

Toplam istisna tutarı                                                                                       3.132,00 Euro

 

            Bu örnekteki durumda kişiye harcırah sistemine göre ödeme yapıldığı için otel faturası için bir ödeme yapılmayacaktır. Ancak otel faturası istisna tutarının ispatı için saklanacaktır.

            Bu kişi için verilen harcırah tutarı 3.132,00 Euro dan fazla ise fazlalık olan kısım için gelir vergisi kesintisi yapılmalıdır. Aksi takdirde sadece binde altı damga vergisi kesintisi yapılarak ödeme gerçekleştirilecektir.

            GVK 24.maddesinde sayılan Yönetim Kurulu Başkan ve Üyeleri, Denetçiler, Tasfiye Memurları ve hizmet erbapları dışında işletmenin mali müşaviri, avukatı gibi kişilerin yurtdışına gönderilmesi halinde harcırah yöntemi uygulanması mümkün değildir. Bu kişilere böyle bir ücret ödenmesi durumunda bu kişilerin Serbest Meslek Makbuzu düzenlemeleri ve belgeleri kendilerine gider olarak kaydetmeleri gerekmektedir ya da gerçek gider yöntemi seçilerek ve harcamalar işletme tarafından yapılarak bu kişiler için yapılan masraflar direk işletmeye gider olarak kayıt edilebilir.

            İşletmelerin gerçek gider yöntemi veya harcırah yöntemini uygulamaları serbesttir. Gerçek gider yönteminin seçilmesi halinde belgeler üzerinde görünen ve yurtdışında ödenen KDV (VAT) vb vergilerinde başka türlü değerlendirilmeyip gider matrahına ilave edilmesi gerekir.